Eine Hotline mit KI einzurichten ist für jedes Unternehmen machbar – aber nicht mit einem Klick. In der Regel braucht man drei Bausteine, die sauber zusammenspielen. Zu diesen 3 Bausteinen gehören:
Telefon-Infrastruktur (Nummer + Routing)
KI-Sprachsystem (Voicebot)
Logik / Integration (z. B. Termine, CRM)
Zu 1. Telefonnummer + Telefonanlage
Du brauchst zuerst die Basis. Diese besteht aus einer Telefonnummer. Hierbei kann es sich um eine 0800 Nummer oder um eine geografische Rufnummer handeln. Dann sucht man sich einen wie beispielsweise TC30. Von diesem lässt man sich dann die Rufnummer einrichten.
Für eine Hotline mit KI sind die Fragestellungen der Kunden wichtig. In der Regel teilen Sie uns mit, welche Informationen soll der Anrufer am Telefon hinterlassen? Wohin soll er dann weitergeleitet werden?
2. KI-Voicebot anschließen
Jetzt kommt der eigentliche „intelligente“ Teil oder die Antwort auf die Frage wie richte ich eine Hotline mit KI ein?
Typische Lösungen bzw. einfache Lösungen wären folgende:
OpenAI (für Sprachverständnis + Dialog)
Vapi oder Retell AI (fertige Voicebot-Systeme)
TC30 eigene System, welches nur auf deutschen Servern läuft
Deren Funktionen:
Anrufe automatisch annehmen
Sprache verstehen
Antworten generieren
Gespräche führen wie ein Mensch
3. Verbindung herstellen (der wichtigste Punkt)
Jetzt musst du Telefonie + KI verbinden:
Variante A (einfach):
KI Anbieter → direkt mit KI verbunden
➡️ schnell, aber technisch
Variante B (deutsch & stabil):
TC30 → Weiterleitung an KI-System
➡️ gut für deutsche Nummern + Datenschutz
4. Gesprächslogik definieren
Die KI Hotline muss wissen, was sie tun soll. Sie geben uns den Anrufablauf vor. Wir hinterlegen diesen in der KI-Hotline.
Beispiele wären:
Termin buchen
Fragen beantworten
Anrufe qualifizieren
weiterleiten
👉 Beispiel-Prompt:
„Du bist die Telefonassistenz einer Reitanlage. Sei freundlich, stelle gezielte Fragen und buche Termine.“
5. Integration (optional, aber wichtig)
Jetzt wird es wirklich wertvoll, denn wir können wir Sie die Termine an ihren Kalender andocken. Wir setzen uns auch gern mit ihrem IT-Mann in Verbindung und stellen die API-Schnittstellen her für ihre CRM Tool. Wenn Sie einfach nur die Sprachansage per Email erhalten wollen, dann lösen wir das auch für Sie.
Kalender (Google / Outlook)
CRM (Kundendaten)
E-Mail / SMS Bestätigung
Nunmehr sollte die Frage: Wie richte ich eine Hotline über KI ein, beantwortet sein.